就活で折り返し電話をかける際のマナーとは？会話例と注意点を解説

就職活動中には、面接日程の調整や選考結果の連絡などで企業から電話がかかってくることがあります。

授業や移動中で電話に出られなかった場合、「すぐに折り返すべき？」「最初に何と言えばよい？」と悩む就活生もいるでしょう。

電話に出られなかったことだけで、直ちに評価が下がるとは限りません。着信や留守番電話の内容を確認し、落ち着いて対応することが大切です。

この記事では、企業へ折り返し電話をかける際の準備、基本的な流れ、状況別の会話例、担当者が不在だった場合の対応について解説します。

企業からの電話に出られなかったらどうする？

企業からの着信に気づいたら、留守番電話やメール、SMSなどを確認します。

「折り返し不要」「メールで回答してください」といった指示がある場合は、その内容に従いましょう。特に指示がなく、応募先企業からの着信であると確認できた場合は、できるだけ早く折り返します。

大学やハローワークの就活向け資料でも、企業からの着信や留守番電話を確認したら、速やかに折り返すことが案内されています。mgu.ac.jp

ただし、知らない電話番号へ慌ててかけ直す必要はありません。留守番電話に企業名が残っていない場合は、応募企業の公式サイトに掲載されている電話番号などと照合しましょう。

折り返し電話をかけなくてもよいケース

次のような場合は、電話をかける前に指示を確認します。

■留守番電話で「折り返し不要」と案内された
■企業からのメールに回答方法が指定されている
■採用サイトや応募者用ページから回答するよう指示された
■SMSに電話以外の手続きが案内されている

企業から指定された方法がある場合は、その方法を優先します。

一方、応募した覚えのない企業名を名乗る電話や、本人確認として暗証番号などを求める連絡には注意が必要です。不審に感じた場合は、着信番号へ直接かけ直さず、企業の公式サイトに掲載された窓口へ確認しましょう。

折り返し電話をかける前に準備すること

留守番電話とメールを確認する

最初に、留守番電話を最後まで聞きます。

次の項目を確認しましょう。

□企業名
□担当者の部署と氏名
□電話があった日時
□連絡の目的
□折り返し先の電話番号
□折り返しを希望する時間
□電話以外の回答方法

留守番電話の内容が聞き取りにくい場合は、無理に推測せず、電話で確認します。

応募状況を確認する

複数の企業へ応募している場合は、その企業の選考状況を確認します。

■応募した職種
■参加した説明会や面接
■次回の選考予定
■企業へ提出した書類
■自分が提示した面接候補日

担当者から突然日程を聞かれても回答できるよう、カレンダーや手帳も開いておきましょう。

メモと筆記用具を用意する

電話では、面接日時、会場、持ち物、提出期限などを案内される可能性があります。

電話をかける前に、メモとペンを手元に用意します。スマートフォンのカレンダーを利用する場合も、通話しながら操作できる状態か確認しておきましょう。

話す内容を簡単にまとめる

次の内容をメモしておくと、電話がつながった際に慌てにくくなります。

■大学名
■学部・学科
■氏名
■電話を受けた時間
■担当者名
■折り返しであること
■確認したい内容

文章をすべて読み上げる必要はありません。話す順序を確認するためのメモとして利用しましょう。

静かで通信状態のよい場所へ移動する

駅のホーム、電車内、大学の食堂、混雑したカフェなどは避けます。

周囲の音が少なく、途中で移動する必要のない場所から電話をかけましょう。通話中に個人名や選考内容を話す可能性があるため、周囲に聞かれない場所を選ぶことも大切です。

折り返し電話は何時にかける？

基本的には、企業の営業時間内に電話をかけます。

留守番電話で「本日17時までに」「明日の午前中に」などと指定されている場合は、その時間を優先してください。

時間の指定がない場合は、可能な範囲で次の時間帯を避けると安心です。

■始業直後
■昼休みの時間帯
■終業直前や営業時間外

企業や業界によって営業時間、休憩時間、繁忙時間は異なります。「月曜日の午前中は必ず避ける」などと一律に考えるのではなく、採用サイトや企業からの案内を確認しましょう。

着信に気づいたのが営業時間外であれば、急ぎの指示がない限り、翌営業日に折り返します。担当者のメールアドレスが分かる場合は、当日中にメールを送り、翌営業日に電話する旨を伝える方法もあります。

就活で折り返し電話をかける基本的な流れ

1．受付に大学名と氏名を伝える

電話がつながったら、最初に自分から名乗ります。

「お忙しいところ恐れ入ります。〇〇大学〇〇学部の山田太郎と申します」

電話では「もしもし」から始めるよりも、挨拶と氏名を伝えると用件が分かりやすくなります。

2．折り返し電話であることを伝える

続いて、誰から電話を受けたのかを説明します。

「本日14時ごろ、人事部の田中様からお電話をいただきましたので、折り返しご連絡いたしました」

電話があった時刻を覚えている場合は、併せて伝えましょう。

3．担当者へ取り次いでもらう

「人事部の田中様はいらっしゃいますでしょうか」

担当者を呼び捨てにしたり、「田中さん」と呼んだりせず、「様」を付けます。

担当者の名前が分からない場合は、次のように伝えます。

「採用ご担当者様からお電話をいただいていたのですが、ご担当の方へお取り次ぎいただけますでしょうか」

4．担当者へ改めて名乗る

担当者へ電話が替わったら、再度大学名と氏名を伝えます。

「お忙しいところ恐れ入ります。〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。先ほどはお電話に出られず、申し訳ございませんでした」

電話に出られなかった理由は、詳しく説明する必要はありません。

5．内容をメモして復唱する

日時や場所などの重要な内容は、最後に復唱します。

「確認のため復唱いたします。一次面接は10月15日木曜日の14時から、会場は本社3階、持ち物は筆記用具と履歴書でよろしいでしょうか」

分からないことがあれば、曖昧なままにせず確認しましょう。

6．お礼を伝えて電話を終える

必要な内容を確認したら、お礼を伝えます。

「承知いたしました。ご連絡いただき、ありがとうございました。当日はよろしくお願いいたします。失礼いたします」

相手が電話を切ったことを確認してから、静かに通話を終了します。ただし、電話を切る順番を意識しすぎて不自然に待ち続ける必要はありません。

【会話例】受付から担当者へ取り次いでもらう場合

学生：
お忙しいところ恐れ入ります。
〇〇大学〇〇学部の山田太郎と申します。

本日14時ごろ、人事部の田中様から
お電話をいただきましたので、折り返しご連絡いたしました。

田中様はいらっしゃいますでしょうか。

受付：
確認いたしますので、少々お待ちください。

学生：
ありがとうございます。よろしくお願いいたします。

担当者へ電話が替わったら、改めて名乗ります。

学生：
お忙しいところ恐れ入ります。
〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。

先ほどはお電話に出られず、申し訳ございませんでした。
ただいまお時間よろしいでしょうか。

企業の担当者が電話をかけた本人であっても、すぐに応募者の情報を確認できるとは限りません。大学名と氏名は省略せずに伝えましょう。

【会話例】面接日程の連絡だった場合

担当者：
一次面接の日程についてご連絡しました。
10月15日木曜日の14時はいかがでしょうか。

学生：
10月15日木曜日の14時ですね。
はい、参加可能です。

担当者：
当日は本社2階の受付へお越しください。
持ち物は筆記用具です。

学生：
承知いたしました。
10月15日木曜日の14時に、本社2階の受付へ伺います。
持ち物は筆記用具ですね。

ご連絡いただき、ありがとうございました。
当日は何卒よろしくお願いいたします。

その場で予定を確認できない場合は、曖昧に承諾せず、確認後に回答したい旨を伝えます。

恐れ入りますが、予定を確認したうえで、
本日17時までに改めてご連絡してもよろしいでしょうか。

いつまでに回答するかを具体的に伝えることがポイントです。

担当者が不在だった場合の対応

担当者が不在の場合は、受付の人に戻り時間を確認します。

受付：
申し訳ございません。田中はただいま席を外しております。

学生：
承知いたしました。
田中様がお戻りになる時間はお分かりになりますでしょうか。

受付：
16時ごろに戻る予定です。

学生：
ありがとうございます。
それでは、本日16時以降に改めてお電話いたします。

お手数ですが、〇〇大学の山田から折り返しがあったことを
お伝えいただけますでしょうか。

戻り時間が分からない場合は、次のように確認します。

「こちらから改めてお電話したほうがよろしいでしょうか。それとも、ご都合のよい際にご連絡いただく形がよろしいでしょうか」

担当者からの折り返しを依頼する場合は、自分が確実に電話へ出られる時間を伝えます。

留守番電話につながった場合の例文

企業の代表電話ではなく、担当者の携帯電話などへ折り返して留守番電話につながる場合があります。

その場合は、次の内容を簡潔に残します。

■大学名と氏名
■折り返し電話であること
■自分の電話番号
■改めて連絡する予定

〇〇株式会社、人事部の田中様にお電話しております。
〇〇大学〇〇学部の山田太郎と申します。

本日14時ごろにお電話をいただき、
折り返しご連絡いたしました。

改めて本日17時ごろにお電話いたします。
私の電話番号は、090-0000-0000です。

失礼いたします。

緊張しても長い説明にならないよう、30秒程度を目安に要点を伝えましょう。

営業時間外に気づいた場合のメール例文

担当者のメールアドレスが分かる場合は、電話に出られなかったことと、翌営業日に折り返すことを伝えます。

件名：お電話の折り返しについて（〇〇大学・山田太郎）

株式会社〇〇
人事部　田中様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。

本日14時ごろにお電話をいただきましたが、
出ることができず、申し訳ございませんでした。

営業時間外となっておりましたので、
明日10時以降に改めてお電話いたします。

ご連絡いただき、ありがとうございました。
何卒よろしくお願いいたします。

────────────────
山田 太郎
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
電話：090-0000-0000
メール：xxxxx@example.com
────────────────

メールを送っただけで電話の折り返しが不要になるとは限りません。企業から別の指示がなければ、伝えた時間に電話しましょう。

電話をかける際の注意点

「貴社」ではなく「御社」と話す

「貴社」は主に文章で使用する言葉です。電話などの会話では「御社」を使います。

スピーカーフォンの利用に注意する

周囲に会話が聞こえる場所でスピーカーフォンを使用すると、個人情報や選考内容が漏れる可能性があります。

必要がなければ通常の通話方法を利用し、静かな場所で話しましょう。

聞き取れなかったときは確認する

聞き取れない内容を推測してはいけません。

「恐れ入ります。お電話が少し遠いようですので、もう一度お伺いしてもよろしいでしょうか」

このように伝えれば、聞き直しても失礼にはなりません。

日時は日付・曜日・時間を確認する

「来週の火曜日」だけでは、認識がずれる可能性があります。

「10月20日火曜日の午後2時」と、日付、曜日、開始時間を確認します。オンライン面接の場合は、利用するサービスや参加用URLの送付方法も確認しましょう。

電話後にメモを整理する

通話が終わったら、次の内容を改めて確認します。

□選考日時
□面接形式や会場
□集合場所
□担当者名
□持ち物
□提出物と期限
□次に必要な連絡

不明点が見つかった場合は、時間を空けずに確認しましょう。

折り返し電話に関するよくある質問

電話に出られなかった理由は説明するべき？

「授業中だった」「移動中だった」など、詳しい理由を説明する必要はありません。

「先ほどはお電話に出られず、申し訳ございませんでした」と簡潔に伝えれば十分です。

着信から数時間経過していても折り返す？

営業時間内であれば、気づいた時点で折り返します。

数時間経過したことを長く謝るよりも、名乗ったうえで「ご連絡が遅くなり、申し訳ございません」と伝え、用件を確認しましょう。

何度折り返しても担当者につながらない場合は？

一日に何度も連続して電話することは避けます。

受付へ折り返した記録を伝えてもらうか、メールアドレスが分かる場合は電話した日時と連絡先をメールで伝えましょう。

電話とメールの両方で回答するべき？

企業から指定されていなければ、同じ内容を何度も送る必要はありません。

ただし、面接日時などの重要事項について、担当者から「後ほど確認メールを送ります」と言われた場合は、そのメールを確認し、必要に応じて返信します。

まとめ

企業からの電話に出られなかった場合は、留守番電話やメールを確認し、折り返しを求められている場合はできるだけ早く連絡しましょう。

折り返し電話をかける際のポイントは次のとおりです。

■留守番電話やメールの指示を確認する
■企業名、担当者名、応募状況を確認する
■メモとカレンダーを準備する
■静かで通信状態のよい場所から電話する
■大学名と氏名を最初に伝える
■折り返し電話であることを説明する
■日時や会場などの重要事項を復唱する
■担当者が不在の場合は次の連絡方法を確認する

企業は、就活生がいつでも電話に出られるとは考えていません。出られなかったことを必要以上に心配せず、確認と準備をしたうえで落ち着いて連絡しましょう。