2023.06.30
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投稿したユーザー : shigehiko21
「面接を辞退したいけれど、企業へ連絡するのが気まずい」「メールと電話のどちらで伝えればよい？」と悩む就活生もいるのではないでしょうか。
就職活動では、志望先の変更、他社への入社決定、進路の見直しなどによって、予定していた面接を辞退することがあります。
面接を辞退すること自体は珍しいことではありません。ただし、企業は面接官の予定や会場を確保しているため、辞退を決めたら速やかに連絡することが大切です。
この記事では、面接を辞退するときの基本的なマナー、メールと電話の使い分け、辞退理由の伝え方、状況別の例文について解説します。
面接へ参加できない場合でも、必ずしも選考を辞退する必要はありません。
今後も選考を受けたいかどうかによって、対応が異なります。
| 状況 | 対応 |
|---|---|
| 企業の選考を今後も受けたい | 面接日程の変更を相談する |
| 応募先を変更した | 面接・選考を辞退する |
| 他社への入社を決めた | 面接・選考を辞退する |
| 体調不良などで当日参加できない | 日程変更または辞退を相談する |
| 面接後、結果を待たずに選考を終了したい | 選考辞退を連絡する |
授業、試験、体調不良などが理由で、その日だけ面接へ参加できない場合は、日程変更が可能か相談してみましょう。
一方、今後その企業の選考へ進む意思がない場合は、日程変更ではなく辞退することを明確に伝えます。
面接を辞退すると決めたら、できるだけ早く企業へ連絡しましょう。
企業は、面接官のスケジュール、会場、オンライン面接の設定などを準備しています。連絡が早ければ、企業も予定を調整しやすくなります。
「伝えにくいから」と先延ばしにすると、面接日が近づき、かえって連絡しにくくなる可能性があります。
面接を受けない場合は、必ず企業へ連絡します。
連絡せずに欠席すると、企業は応募者に事故や体調不良があったのか、到着が遅れているのかを判断できません。採用担当者から確認の連絡が必要になることもあります。
連絡できない事情があった場合は、対応できる状態になった時点で事情を簡潔に伝え、謝罪しましょう。
面接辞退の連絡では、面接の機会を設けてもらったことへの感謝と、辞退することへのお詫びを伝えます。
必要以上に自分を責めたり、何度も謝ったりする必要はありません。要件が分かるように、簡潔で丁寧な文章を心がけましょう。
「面接に行くことが難しくなりました」「少し検討させてください」といった表現では、辞退なのか日程変更なのか分かりません。
辞退する場合は、次のように明確に伝えます。
「誠に勝手ながら、面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました」
面接日の2日以上前など、一定の余裕がある場合は、メールで連絡できます。
メールは内容を正確に記録でき、採用担当者も都合のよい時間に確認できます。企業から連絡方法を指定されている場合は、その方法を優先しましょう。
メールを送った後に企業から返信があれば、必要に応じて確認のお礼を伝えます。
面接前日や当日に辞退する場合は、採用担当者がメールを確認できない可能性があります。
企業の営業時間内であれば電話を優先し、つながらない場合は留守番電話やメールも利用して連絡を残しましょう。
当日の連絡方法は、次の流れが目安です。
1．採用担当者へ電話する
2．つながらなければ受付へ伝言を依頼する
3．記録を残すためにメールも送る
4．応募者用ページなどに連絡機能があれば確認する
メールだけを送って終わりにせず、面接開始時刻までに企業へ伝わる方法を選びましょう。
採用サイト、案内メール、応募者用ページなどに辞退方法が記載されている場合は、その指示に従います。
専用ページで辞退手続きをした場合でも、「採用担当者へメールしてください」と案内されているなら、別途メールを送りましょう。
辞退理由を詳しく説明する必要はありません。
「一身上の都合により」「諸般の事情により」と簡潔に伝えることもできます。
理由を明確に伝えたい場合は、次のような表現があります。
■就職活動の方向性を再検討したため
■検討の結果、他社への入社を決めたため
■希望する仕事内容との違いが明確になったため
■進学することを決めたため
■体調上の理由により選考の継続が難しいため
他社へ入社する場合でも、企業名や待遇を詳しく伝える必要はありません。
また、応募先への不満を辞退メールへ書くことは避けましょう。企業から理由を確認された場合も、感情的にならず簡潔に説明します。
面接辞退メールは、次の順序で作成します。
1．辞退することが分かる件名
2．会社名・部署名・担当者名
3．大学名・氏名
4．面接日時
5．辞退の意思
6．面接機会への感謝とお詫び
7．署名
文章を長くするよりも、誰が、どの面接を、辞退するのかがすぐに分かることを優先しましょう。
件名には、面接辞退の連絡であること、大学名、氏名を記載します。
例：
お問い合わせ〇月〇日の面接辞退のご連絡（〇〇大学・山田太郎）面接の案内メールへ返信する場合は、件名を変更せず「Re:」を残す方法もあります。
Re: 一次面接日程のご案内どちらの場合も、本文の冒頭で面接辞退の連絡であることを明確に伝えます。
担当者名が分かる場合は、会社名、部署名、担当者名を記載します。
株式会社〇〇
人事部 田中様担当者名が分からない場合は、次のように記載します。
株式会社〇〇
人事部 採用ご担当者様「人事部御中 田中様」のように、「御中」と「様」を重ねる必要はありません。
件名：10月15日の面接辞退のご連絡（〇〇大学・山田太郎）
株式会社〇〇
人事部 田中様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。
10月15日（木）14時より一次面接のお時間を
いただいておりますが、誠に勝手ながら、
選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
お忙しいなか面接の機会をご用意いただいたにもかかわらず、
このようなご連絡となり、申し訳ございません。
これまで選考のためにお時間をいただき、
誠にありがとうございました。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を
心よりお祈り申し上げます。
────────────────
山田 太郎
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
電話：090-0000-0000
メール：xxxxx@example.com
────────────────住所は必須ではありません。企業から指定されていない場合は、大学名、氏名、電話番号、メールアドレスがあれば連絡先を確認できます。
件名：一次面接辞退のご連絡（〇〇大学・山田太郎）
株式会社〇〇
人事部 田中様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。
このたび、今後の進路について慎重に検討した結果、
他社へ入社することを決めました。
つきましては、10月15日（木）14時より
予定していただいております一次面接を
辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
貴重なお時間を調整していただいたにもかかわらず、
誠に申し訳ございません。
説明会や選考を通じて丁寧にご対応いただき、
心より御礼申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を
心よりお祈り申し上げます。
────────────────
山田 太郎
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
電話：090-0000-0000
メール：xxxxx@example.com
────────────────他社の企業名、職種、給与などを記載する必要はありません。
当日は、まず電話で連絡します。
お忙しいところ恐れ入ります。
〇〇大学〇〇学部の山田太郎と申します。
本日14時より一次面接のお時間をいただいておりますが、
体調不良のため、選考を辞退させていただきたく
ご連絡いたしました。
直前のご連絡となり、誠に申し訳ございません。
採用ご担当の田中様へお伝えいただけますでしょうか。電話後には、記録を残すためにメールも送ります。
件名：本日の面接辞退のご連絡（〇〇大学・山田太郎）
株式会社〇〇
人事部 田中様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。
先ほどお電話でもお伝えいたしましたとおり、
体調不良のため、本日14時より予定していただいていた
一次面接を辞退させていただきます。
直前のご連絡となり、ご迷惑をおかけしますことを
深くお詫び申し上げます。
面接の機会をご用意いただき、誠にありがとうございました。
────────────────
山田 太郎
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
電話：090-0000-0000
メール：xxxxx@example.com
────────────────今後も選考を受けたい場合は、辞退ではなく日程変更を相談します。
件名：一次面接の日程変更のお願い（〇〇大学・山田太郎）
株式会社〇〇
人事部 田中様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。
10月15日（木）14時より一次面接のお時間を
いただいておりますが、体調不良のため、
予定どおり伺うことが難しい状況です。
誠に勝手なお願いではございますが、
可能でしたら面接日程を変更していただくことは
できますでしょうか。
ご調整いただいたにもかかわらず、
直前のご連絡となり申し訳ございません。
何卒ご検討のほどよろしくお願いいたします。
────────────────
山田 太郎
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
電話：090-0000-0000
メール：xxxxx@example.com
────────────────日程変更を希望する場合は、参加可能な候補日を複数提示すると調整しやすくなります。
面接が終わっている場合は、「面接辞退」ではなく「選考辞退」と伝えます。
件名：選考辞退のご連絡（〇〇大学・山田太郎）
株式会社〇〇
人事部 田中様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。
先日は二次面接のお時間をいただき、
誠にありがとうございました。
今後の進路について改めて検討した結果、
誠に勝手ながら、今後の選考を辞退させていただきたく
ご連絡いたしました。
選考にあたり貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、
このような結果となり、申し訳ございません。
これまで丁寧にご対応いただきましたことに、
心より御礼申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を
心よりお祈り申し上げます。
────────────────
山田 太郎
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
電話：090-0000-0000
メール：xxxxx@example.com
────────────────企業から面接予約の案内を受けたものの、まだ日時を選択していない場合も、辞退の意思を連絡します。
件名：選考辞退のご連絡（〇〇大学・山田太郎）
株式会社〇〇
人事部 採用ご担当者様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。
このたびは、一次面接のご案内をいただき、
誠にありがとうございます。
今後の進路について検討した結果、
誠に勝手ながら、選考を辞退させていただきたく
ご連絡いたしました。
選考の機会をいただいたにもかかわらず、
申し訳ございません。
ご対応いただきましたことに、心より御礼申し上げます。
────────────────
山田 太郎
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
電話：090-0000-0000
メール：xxxxx@example.com
────────────────予約しなければ自動的に辞退扱いになるシステムでも、企業から連絡を受けている場合は、案内に従って辞退手続きを行いましょう。
メールには、辞退する面接の日時や選考段階を記載します。
複数企業の選考を受けている場合は、別の企業名、担当者名、面接日が残っていないか送信前に確認しましょう。
辞退理由の説明が長いと、要件が分かりにくくなります。
企業へ理解してもらおうとして詳しい事情を書く必要はありません。辞退の意思、感謝、お詫びを簡潔に伝えましょう。
説明会や面接を通じて希望と合わないことが分かった場合も、批判的な内容をメールへ書く必要はありません。
企業から採用活動への意見を求められた場合は、事実と感想を分けて冷静に伝えましょう。
採用担当者個人のメールアドレスと、企業の採用窓口のどちらへ送るべきか確認します。
案内メールに返信する場合は、CCに入っている関係者を不用意に削除しないよう注意しましょう。
面接日まで余裕がある場合は、すぐに返信がなくても慌てる必要はありません。
ただし、前日になっても受領の連絡がない場合や、応募者用ページに面接予定が残っている場合は、電話で確認すると安心です。
企業から理由の確認や再検討を求められることはあります。
すでに辞退を決めている場合は、次のように繰り返し伝えましょう。
「ご配慮いただきありがとうございます。しかし、検討の結果、辞退の意思は変わりません」
企業名を聞かれた場合も、答えたくなければ「個別の企業名については回答を控えさせていただきます」と伝えられます。
政府は、内定などと引き換えに他社の選考終了を強要することや、内定辞退の防止を目的として学生の職業選択を妨げる行為を「オワハラ」として防止を求めています。mhlw.go.jp
辞退を認めてもらえない、何度も面談を求められる、強い言葉で責められるなど、一人での対応が難しい場合は、大学のキャリアセンターや新卒応援ハローワークへ相談しましょう。
一度辞退すると、同じ選考へ戻ることは難しい場合があります。
連絡する前に、次の点を確認しましょう。
□辞退ではなく日程変更で解決できないか
□企業や仕事内容について確認不足の点はないか
□他社の内定条件を正式に確認したか
□自分が仕事選びで重視する条件と合っているか
□家族や周囲の意見だけで決めていないか
□辞退後の進路や選考予定を整理できているか
ただし、企業から強く引き止められることを理由に、希望しない選考を続ける必要はありません。
厚生労働省も、学生や労働者が内々定を辞退する場合には職業選択の自由があり、辞退が違法になることはほとんど考えにくいと案内しています。check-roudou.mhlw.go.jp
面接を辞退すると決めたら、企業が予定を調整できるよう、できるだけ早く連絡しましょう。
面接辞退のポイントは次のとおりです。
■辞退と日程変更を区別する
■面接日まで余裕があればメールで連絡する
■前日や当日は電話を優先し、メールも送る
■辞退の意思を曖昧にしない
■詳しい事情まで説明する必要はない
■面接機会への感謝とお詫びを簡潔に伝える
■面接後は「選考辞退」として連絡する
■無断欠席は避ける
面接辞退は伝えにくい連絡ですが、連絡を先延ばしにするほど企業側の調整が難しくなります。
必要以上に自分を責めず、日時、氏名、辞退の意思を分かりやすく伝え、誠実に対応しましょう。
